# MediKlar — Anleitung zum Praxisportal > Vollständige Bedienungsanleitung des MediKlar-Praxisportals für Arztpraxen. > Diese Datei bündelt alle 22 Kapitel. Jedes Kapitel gibt es > einzeln unter https://www.mediklar.info/anleitung/.md Kanonische HTML-Fassung: https://www.mediklar.info/anleitung/ ## Inhalt 1. Schnelleinstieg — https://www.mediklar.info/anleitung/erste-schritte/ 2. Anmelden & Zwei-Faktor — https://www.mediklar.info/anleitung/anmelden/ 3. Rollen & Berechtigungen — https://www.mediklar.info/anleitung/rollen-und-berechtigungen/ 4. Dashboard — https://www.mediklar.info/anleitung/dashboard/ 5. Module — https://www.mediklar.info/anleitung/module/ 6. Sichtbarkeit steuern — https://www.mediklar.info/anleitung/modul-sichtbarkeit/ 7. QR-Codes & Links — https://www.mediklar.info/anleitung/qr-codes/ 8. Statistiken — https://www.mediklar.info/anleitung/statistiken/ 9. Abonnement — https://www.mediklar.info/anleitung/abonnement/ 10. Add-Ons — https://www.mediklar.info/anleitung/add-ons/ 11. Zahlungsart — https://www.mediklar.info/anleitung/zahlungsart/ 12. Rechnungsadresse — https://www.mediklar.info/anleitung/rechnungsadresse/ 13. Rechnungen — https://www.mediklar.info/anleitung/rechnungen/ 14. Praxis-Design — https://www.mediklar.info/anleitung/branding/ 15. Profil — https://www.mediklar.info/anleitung/profil/ 16. Team — https://www.mediklar.info/anleitung/team/ 17. Datenmanagement — https://www.mediklar.info/anleitung/datenmanagement/ 18. AGB im Portal — https://www.mediklar.info/anleitung/agb/ 19. Was Patienten sehen — https://www.mediklar.info/anleitung/patientensicht/ 20. Im Praxisalltag — https://www.mediklar.info/anleitung/praxisalltag/ 21. Eingeschränkter Zugriff — https://www.mediklar.info/anleitung/zugriffsbeschraenkungen/ 22. Hilfe bei Problemen — https://www.mediklar.info/anleitung/hilfe-bei-problemen/ --- # Schnelleinstieg > In etwa zehn Minuten von der Registrierung zum ersten QR-Code, den Sie Ihren Patientinnen und Patienten zeigen können. Diese Seite führt Sie einmal durch den gesamten Ablauf. Für Einzelheiten verweist jeder Abschnitt auf das passende Kapitel. ## Was Sie brauchen - Eine E-Mail-Adresse Ihrer Praxis - Etwa zehn Minuten Zeit - Kein Zahlungsmittel — die Testphase über 30 Tage verlangt keine Zahlungsdaten und verlängert sich nicht automatisch ## Schritt 1: Konto anlegen :::schritte 1. Öffnen Sie [www.mediklar.info](https://www.mediklar.info/) und klicken Sie auf **30 Tage kostenlos testen**. 2. Tragen Sie Praxisname, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Das Passwort braucht mindestens acht Zeichen, darunter Groß- und Kleinbuchstaben sowie eine Ziffer. 3. Bestätigen Sie die E-Mail-Adresse über den Link, den wir Ihnen zusenden. ::: :::hinweis Die Person, die das Konto anlegt, wird automatisch Administratorin oder Administrator der Praxis. Weitere Zugänge für Ihr Team richten Sie später unter **Einstellungen › Team** ein. ::: ## Schritt 2: Einrichtung in vier Schritten Nach der ersten Anmeldung führt Sie ein Assistent durch die Grundeinstellungen. Sie können ihn nicht überspringen — er legt die Angaben fest, die Ihre Patientinnen und Patienten später sehen. :::schritte 1. **Praxis-Informationen** — Name der Praxis und ein Willkommenstext. Beides erscheint auf der Seite, die Patientinnen und Patienten nach dem Scannen sehen. 2. **Subdomain wählen** — Ihre eigene Adresse unter `mediklar.info`, zum Beispiel `praxis-mustermann.mediklar.info`. Erlaubt sind 3 bis 30 Zeichen, nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche. Die Verfügbarkeit wird sofort geprüft. 3. **Fachrichtung** — genau eine Fachrichtung. Sie bestimmt, welche Module Ihnen vorgeschlagen werden. 4. **Module aktivieren** — eine Vorauswahl empfohlener Module. Sie können die Auswahl jederzeit ändern. ::: :::abbildung ![Erster Schritt des Einrichtungsassistenten mit Fortschrittsanzeige](/images/anleitung/onboarding-wizard.webp "1440x900") ::: :::warnung Die Subdomain lässt sich nach dem Speichern nicht mehr selbst ändern, sondern nur noch über den Support. Wählen Sie deshalb einen Namen, der auch in einigen Jahren noch passt — idealerweise den Praxisnamen, nicht den Namen einer einzelnen Ärztin oder eines einzelnen Arztes. ::: ## So ist das Portal aufgebaut :::abbildung ![Seitenleiste des Praxisportals mit nummerierten Menüpunkten](/images/anleitung/navigation-seitenleiste.webp "256x900") 1. **Dashboard** — Aufrufzahlen und offene Einrichtungsschritte 2. **Module** — Bibliothek durchsuchen, freischalten, QR-Codes erzeugen 3. **Statistiken** — Auswertung der Nutzung 4. **Abonnement** — Vertrag, Testphase, Kündigung 5. **Rechnungen** — Belege als PDF 6. **Branding** — Praxisname, Farbe, Willkommenstext, Subdomain 7. **Team** — Zugänge für Mitarbeitende ::: Die Gruppe **Abo & Rechnung** sehen nur Zugänge mit Administratorrechten. ## Schritt 3: Erstes Modul freischalten und QR-Code erzeugen Unter **Module** finden Sie die vollständige Bibliothek Ihrer Fachrichtung. Jedes Modul hat eine von drei Sichtbarkeitsstufen: **Gesperrt**, **Nur Link** oder **Portal**. :::schritte 1. Öffnen Sie **Module** in der Seitenleiste. 2. Suchen Sie ein Modul, das in Ihrer Praxis häufig gebraucht wird. 3. Stellen Sie die Sichtbarkeit auf **Nur Link** oder **Portal**. 4. Klicken Sie auf das QR-Code-Symbol und laden Sie den Code als PNG oder SVG herunter — oder drucken Sie den fertigen Handzettel im A4-Format. ::: Der erzeugte Link bleibt dauerhaft gültig. Auch wenn wir den Inhalt eines Moduls später aktualisieren, führt derselbe QR-Code weiterhin zur jeweils aktuellen Fassung. Einmal gedruckte Aushänge behalten also ihre Gültigkeit. ## Schritt 4: Praxis-Design anpassen Unter **Einstellungen › Praxis-Design** hinterlegen Sie Praxisname, Akzentfarbe und Willkommenstext. Patientinnen und Patienten sehen die Module dann im Erscheinungsbild Ihrer Praxis — ohne MediKlar-Branding. :::tipp{titel="Vorher ansehen"} Die Vorschau auf derselben Seite zeigt sofort, wie der Kopfbereich im Patientenportal aussehen wird. Die Akzentfarbe wählen Sie aus zwölf vorgegebenen Farbtönen — alle sind so abgestimmt, dass weiße Schrift darauf gut lesbar bleibt. ::: ## Und dann? Damit ist Ihre Praxis einsatzbereit. Zwei Dinge lohnen sich als Nächstes: - Überlegen Sie, **welche Module im Patientenportal sichtbar sein sollen** und welche Sie nur gezielt per QR-Code weitergeben. Diese Entscheidung ist wichtiger, als sie zunächst wirkt. - Legen Sie **Zugänge für Ihr Team** an, damit nicht alle dasselbe Konto nutzen. :::siehe-auch - [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/) — Portal, nur Link oder gesperrt - [QR-Codes & Links](/anleitung/qr-codes/) — erzeugen, drucken, verteilen - [Rollen & Berechtigungen](/anleitung/rollen-und-berechtigungen/) — Administrator und Mitarbeitende - [Was Patienten sehen](/anleitung/patientensicht/) — die andere Seite des QR-Codes ::: --- # Anmelden & Zwei-Faktor > Anmeldung mit E-Mail und Passwort, optionaler zweiter Faktor, Passwort zurücksetzen — und was zu tun ist, wenn Sie Ihr Zweitgerät verlieren. ## Anmelden Das Praxisportal erreichen Sie unter [admin.mediklar.info](https://admin.mediklar.info). Sie melden sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort an, die zu Ihrem Zugang gehören. :::abbildung ![Anmeldeseite des Praxisportals mit markierten Eingabefeldern](/images/anleitung/login.webp "1440x900") 1. **E-Mail-Adresse** — zugleich Ihr Benutzername 2. **Passwort** 3. **Anmelden** ::: Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, folgt anschließend die Abfrage des sechsstelligen Codes aus Ihrer Authenticator-App. :::hinweis Jede Person in Ihrer Praxis sollte einen **eigenen** Zugang haben. Geteilte Zugänge lassen sich nicht einzeln entziehen, wenn jemand die Praxis verlässt — und in den Statistiken ist nicht nachvollziehbar, wer was geändert hat. Zugänge legen Sie unter **Einstellungen › Team** an. ::: ## Passwort vergessen :::schritte 1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf **Passwort vergessen**. 2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Aus Sicherheitsgründen bestätigen wir immer den Versand — auch wenn zu der Adresse kein Zugang existiert. 3. Öffnen Sie den Link aus der E-Mail und vergeben Sie ein neues Passwort. ::: :::abbildung ![Seite zum Zurücksetzen des Passworts](/images/anleitung/passwort-vergessen.webp "1440x900") ::: Das Passwort braucht mindestens acht Zeichen und muss Groß- und Kleinbuchstaben sowie eine Ziffer enthalten. ## Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist für Praxiszugänge **freiwillig**, aber empfohlen — sie schützt den Zugang selbst dann, wenn Ihr Passwort in fremde Hände gerät. Sie brauchen eine Authenticator-App auf dem Smartphone. Gängige kostenlose Apps sind Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder Aegis; auch die Passwortverwaltung Ihres Browsers kann das oft. :::schritte 1. Öffnen Sie **Einstellungen › Profil**. 2. Starten Sie im Bereich Zwei-Faktor-Anmeldung die Einrichtung. 3. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit Ihrer Authenticator-App. 4. Geben Sie den sechsstelligen Code aus der App ein, um die Einrichtung zu bestätigen. 5. **Speichern Sie die Wiederherstellungscodes**, die Ihnen danach angezeigt werden. ::: :::warnung Die Wiederherstellungscodes werden **nur einmal** angezeigt. Drucken Sie sie aus oder legen Sie sie in Ihrer Passwortverwaltung ab — an einem Ort, den Sie auch ohne Ihr Smartphone erreichen. Ohne Codes und ohne Authenticator-App kommen Sie nicht mehr in Ihren Zugang. ::: ## Zweitgerät verloren Nutzen Sie bei der Anmeldung statt des Codes einen Ihrer Wiederherstellungscodes. Jeder Code funktioniert genau einmal. Melden Sie sich anschließend unter **Einstellungen › Profil** ab und richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung auf dem neuen Gerät neu ein. Dabei entstehen frische Wiederherstellungscodes; die alten verlieren ihre Gültigkeit. :::tipp{titel="Ohne Codes und ohne Gerät"} Wenden Sie sich an [support@mediklar.info](mailto:support@mediklar.info). Alternativ kann eine zweite Person mit Administratorrechten in Ihrer Praxis Ihren Zugang entfernen und neu einladen — ein Grund mehr, nicht nur einen einzigen Administratorzugang zu haben. ::: ## Wenn die Anmeldung nicht klappt | Meldung | Bedeutung | | --- | --- | | **E-Mail-Adresse nicht bestätigt** | Der Bestätigungslink aus der Registrierung wurde noch nicht geöffnet. Sie können ihn sich erneut zusenden lassen. | | **Zugang vorübergehend gesperrt** | Zehn Fehlversuche in Folge sperren den Zugang für **15 Minuten**. Danach geht es ohne Zutun weiter. | | **Praxis gelöscht** | Die Praxis wurde entfernt. Der Zugang lässt sich nicht wiederherstellen. | | Weiterleitung auf **Reaktivierung** | Die Testphase ist abgelaufen oder das Abo wurde beendet. Sie können die Praxis dort wieder aktivieren. | :::hinweis Ein erfolgreicher Anmeldeversuch setzt den Zähler zurück. Läuft die Sperre mehrfach hintereinander auf, verlängert sie sich allerdings — nach der fünften Sperre auf eine Stunde und dann weiter. Wer sein Passwort nicht mehr sicher weiß, sollte es deshalb lieber über **Passwort vergessen** zurücksetzen, statt weiter zu raten. ::: :::siehe-auch - [Profil](/anleitung/profil/) — Passwort ändern, Zwei-Faktor verwalten - [Rollen & Berechtigungen](/anleitung/rollen-und-berechtigungen/) — wer was darf - [Team](/anleitung/team/) — Zugänge anlegen und entziehen - [Eingeschränkter Zugriff](/anleitung/zugriffsbeschraenkungen/) — nach Testende oder offener Zahlung ::: --- # Rollen & Berechtigungen > Es gibt zwei Rollen: Administrator und Mitarbeiter. Wer welche Menüpunkte überhaupt zu sehen bekommt — und wie Sie die Administratorrolle übertragen. ## Die beiden Rollen **Administrator** sieht und darf alles: Module, Statistiken, Praxis-Design, Team, Datenmanagement und sämtliche Abo- und Rechnungsangelegenheiten. **Mitarbeiter** sieht die tägliche Arbeit, aber keine Vertrags- oder Zahlungsdaten. Die gesamte Gruppe **Abo & Rechnung** erscheint bei dieser Rolle gar nicht erst in der Seitenleiste. | Bereich | Administrator | Mitarbeiter | | --- | --- | --- | | Dashboard | ja | ja | | Module, QR-Codes | ja | ja | | Statistiken | ja | ja | | Profil (eigenes) | ja | ja | | AGB einsehen | ja | ja | | Praxis-Design | ja | nein | | Team verwalten | ja | nein | | Datenmanagement | ja | nein | | Abonnement, Add-Ons, Zahlungsart, Rechnungsadresse, Rechnungen | ja | nein | :::hinweis Mitarbeitende können Module freischalten, ihre Sichtbarkeit ändern und QR-Codes erzeugen. Das ist Absicht: Genau das ist die tägliche Arbeit, für die man niemanden mit Zugriff auf Bankdaten ausstatten muss. ::: ## Welche Rolle für wen? **Administrator** für die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber und gegebenenfalls die Praxismanagerin. Legen Sie mindestens zwei Administratorzugänge an, damit die Praxis handlungsfähig bleibt, wenn eine Person im Urlaub oder krank ist. **Mitarbeiter** für alle übrigen — medizinische Fachangestellte, angestellte Ärztinnen und Ärzte, Auszubildende. ## Was Mitarbeitende stattdessen sehen Trifft eine Mitarbeiterin auf eine Aufgabe, die Administratorrechte verlangt — etwa ein Modul, das erst gebucht werden müsste —, erscheint statt der Schaltfläche der Hinweis, sich an die Administration zu wenden. Es gibt keine Fehlermeldung und keine tote Schaltfläche. ## Administratorrolle übertragen Wenn die Praxis den Inhaber wechselt oder die zuständige Person geht, lässt sich die Administratorrolle übertragen. Sie finden die Funktion unter **Einstellungen › Team**. :::schritte 1. Öffnen Sie **Einstellungen › Team**. 2. Wählen Sie beim gewünschten Teammitglied die Übertragung der Administratorrolle. 3. Die Person erhält eine E-Mail und muss die Übernahme über einen Link bestätigen. 4. Bis zur Bestätigung zeigt die Teamübersicht den Hinweis **Admin-Übertragung läuft**. Sie können den Vorgang bis dahin abbrechen. ::: :::warnung Mit der Bestätigung wird die bisherige Administratorin oder der bisherige Administrator automatisch zur Rolle **Mitarbeiter** herabgestuft und verliert den Zugriff auf Abo, Rechnungen, Praxis-Design und Teamverwaltung. Vergewissern Sie sich vorher, dass die neue Person tatsächlich Zugriff auf ihr Postfach hat. ::: ## Die letzte Administratorin Der jeweils letzte verbliebene Administratorzugang einer Praxis lässt sich nicht herabstufen und nicht entfernen. Andernfalls gäbe es niemanden mehr, der Abo, Team und Praxisdaten verwalten könnte. :::siehe-auch - [Team](/anleitung/team/) — Zugänge anlegen, Rollen ändern, Zugriff entziehen - [Anmelden & Zwei-Faktor](/anleitung/anmelden/) — Zugang absichern - [Datenmanagement](/anleitung/datenmanagement/) — Export und Löschung ::: --- # Dashboard > Die Startseite nach der Anmeldung: Aufrufzahlen, meistgenutzte Module, offene Einrichtungsschritte und der Stand Ihres Abos auf einen Blick. ## Was Sie hier sehen Das Dashboard fasst zusammen, was in Ihrer Praxis passiert. Es ist bewusst knapp gehalten — Einzelheiten stehen in den jeweiligen Bereichen. :::abbildung ![Dashboard des Praxisportals mit Kennzahlen, Verlaufsdiagramm und Abo-Status](/images/anleitung/dashboard-uebersicht.webp "1440x900") ::: **Kennzahlen** zeigen, wie viele Module Sie freigeschaltet haben und wie oft diese aufgerufen wurden. **Modulaufrufe (30 Tage)** stellt die Aufrufe der letzten dreißig Tage als Verlauf dar. So erkennen Sie, ob ein neuer Aushang Wirkung zeigt. **Top-Module** listet die meistgenutzten Module Ihrer Praxis. **Abo-Informationen** nennt Ihr Paket und den nächsten Abrechnungstermin. Bei laufender Testphase steht hier, wie viele Tage noch verbleiben. :::hinweis Solange noch keine Module aufgerufen wurden, bleiben Verlauf und Top-Liste leer und zeigen einen entsprechenden Hinweis. Das ist normal und verschwindet, sobald die ersten QR-Codes genutzt werden. ::: ## Praxis-Setup abschließen Ist die Einrichtung noch unvollständig, erscheint oben eine Checkliste mit den offenen Punkten: Praxis-Informationen hinterlegt, Fachrichtung ausgewählt, erstes Modul aktiviert. Sind alle drei erledigt, verschwindet die Checkliste dauerhaft. Für Mitarbeitende ohne Administratorrechte erscheinen die Punkte, die Administratorrechte verlangen, als Hinweis statt als Link. ## Was hier nicht steht Das Dashboard zeigt **keine** Angaben zu einzelnen Patientinnen und Patienten. MediKlar erhebt im Patientenportal keine personenbezogenen Daten — es gibt weder Namen noch Anmeldung noch Zuordnung eines Aufrufs zu einer Person. Gezählt wird ausschließlich anonym. :::siehe-auch - [Statistiken](/anleitung/statistiken/) — ausführliche Auswertung mit CSV-Export - [Module](/anleitung/module/) — Bibliothek und Freischaltung - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — Paket, Laufzeit, Kündigung ::: --- # Module > Die Bibliothek Ihrer Fachrichtung: Module suchen, filtern, freischalten und in der Reihenfolge anordnen, in der Ihre Patientinnen und Patienten sie sehen sollen. ## Die Modulliste Unter **Module** finden Sie alle Module Ihrer Fachrichtung. Jede Zeile zeigt den Titel, die verfügbaren Sprachen, den Status, die Zahl der Folien und Aufrufe sowie die Schaltflächen für QR-Code und Link. :::abbildung ![Modulliste im Praxisportal mit markiertem Suchfeld und Statusfilter](/images/anleitung/module-liste.webp "1440x900") 1. **Suchfeld** — Volltextsuche über die Modultitel 2. **Filter nach Status** — Gesperrt, Nur Link, Portal sowie „im Paket enthalten" und „buchbar" ::: Daneben steht der **Filter nach Fachrichtung** — relevant, sobald Sie Add-Ons aus weiteren Fachrichtungen gebucht haben. ## Ein Modul freischalten Der Status eines Moduls steht als farbiges Feld in der Liste. Ein Klick darauf öffnet die Auswahl. :::schritte 1. Suchen Sie das gewünschte Modul. 2. Klicken Sie auf das Statusfeld in der Zeile. 3. Wählen Sie **Nur Link** oder **Portal**. ::: Welche der beiden Stufen die richtige ist, hängt davon ab, ob das Modul auf Ihrer öffentlichen Praxis-Übersichtsseite erscheinen soll. Diese Entscheidung behandelt ein [eigenes Kapitel](/anleitung/modul-sichtbarkeit/) — sie ist wichtiger, als sie zunächst wirkt. ## Mehrere Module auf einmal Über die Auswahlkästchen links markieren Sie mehrere Module und ändern deren Status gemeinsam. Das spart bei der Ersteinrichtung viel Zeit. :::tipp{titel="Reihenfolge festlegen"} Die Reihenfolge der Module bestimmt, wie sie auf Ihrer Praxis-Übersichtsseite erscheinen. Stellen Sie nach vorn, was in Ihrer Praxis am häufigsten gebraucht wird — nicht die alphabetische Reihenfolge. ::: ## Module aus anderen Fachrichtungen Module außerhalb Ihrer gebuchten Fachrichtung erscheinen in der Liste als buchbar. Sie lassen sich als Add-On hinzufügen — entweder einzeln oder als komplette weitere Fachrichtung. Mitarbeitenden ohne Administratorrechte wird die Buchungsschaltfläche nicht angezeigt, da sie keine kostenpflichtigen Änderungen auslösen können. ## Sprachen MediKlar führt acht Sprachen: **Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch, Ukrainisch und Französisch**. Alle acht sind im Paket enthalten — es gibt keinen Sprachaufpreis. Welche Sprachen ein bestimmtes Modul mitbringt, zeigen die kleinen Sprachkürzel neben dem Modultitel — **DE**, **TR**, **AR** und so fort. Fahren Sie mit der Maus darüber, erscheint der ausgeschriebene Name. Patientinnen und Patienten wählen die Sprache selbst, wenn sie das Modul öffnen — Sie müssen dafür nichts einstellen und keine separaten QR-Codes erzeugen. Fehlt eine Sprache für ein bestimmtes Modul, erscheint für diese Sprache ein Hinweis mit den vorhandenen Sprachen statt eines leeren Bildschirms. :::hinweis Arabisch wird von rechts nach links gelesen. Das Modul stellt Text, Navigation und Fortschrittsanzeige dafür vollständig um — Sie müssen nichts umschalten. ::: :::siehe-auch - [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/) — Portal, nur Link oder gesperrt - [QR-Codes & Links](/anleitung/qr-codes/) — erzeugen, drucken, verteilen - [Add-Ons](/anleitung/add-ons/) — weitere Module und Fachrichtungen buchen - [Was Patienten sehen](/anleitung/patientensicht/) — die andere Seite des QR-Codes ::: --- # Sichtbarkeit steuern > Jedes Modul hat eine von drei Stufen: Gesperrt, Nur Link oder Portal. Damit entscheiden Sie, ob Sie das Patientenportal überhaupt nutzen — und wenn ja, welche Themen dort erscheinen. Diese Einstellung ist die wichtigste inhaltliche Entscheidung in MediKlar. Sie bestimmt nicht nur, was technisch erreichbar ist, sondern auch, womit Patientinnen und Patienten in Ihrem Wartezimmer ungefragt konfrontiert werden. ## Die drei Stufen | Stufe | Über QR-Code erreichbar | In der Praxis-Übersicht sichtbar | | --- | --- | --- | | **Gesperrt** | nein | nein | | **Nur Link** | ja | nein | | **Portal** | ja | ja | Die Stufe ändern Sie unter **Module** direkt in der Liste über das farbige Feld in der Spalte *Status*. Für mehrere Module gleichzeitig nutzen Sie die Mehrfachauswahl. :::abbildung ![Modulliste mit markiertem Statusfeld einer Zeile](/images/anleitung/module-sichtbarkeit.webp "1440x900") 1. **Statusfeld** — ein Klick öffnet die Auswahl zwischen Gesperrt, Nur Link und Portal ::: ### Gesperrt Das Modul ist vollständig deaktiviert. Ein vorhandener QR-Code führt ins Leere — Patientinnen und Patienten sehen einen Hinweis, dass das Modul nicht verfügbar ist. ### Nur Link Das Modul ist ausschließlich über seinen Link oder QR-Code erreichbar. Es erscheint **nicht** auf Ihrer öffentlichen Praxis-Übersichtsseite. Wer den Link nicht kennt, findet das Modul nicht. ### Portal Das Modul ist über seinen Link erreichbar **und** wird auf Ihrer Praxis-Übersichtsseite gelistet. Diese Seite erreichen Patientinnen und Patienten über Ihre Subdomain, etwa `praxis-mustermann.mediklar.info`, oder über einen QR-Code, den Sie im Wartezimmer aushängen. ## Was ist die Praxis-Übersichtsseite? Eine Seite im Design Ihrer Praxis, auf der alle Module der Stufe **Portal** aufgelistet sind. Patientinnen und Patienten können dort selbst stöbern, ohne dass Sie ihnen einen bestimmten Link geben. Im Portal finden Sie die Adresse und den zugehörigen QR-Code über der Modulliste: :::abbildung ![Karte „Praxis-Portal" mit der Adresse der Übersichtsseite](/images/anleitung/praxis-portal-karte.webp "1120x88") ::: Das ist praktisch — aber es bedeutet auch: Alles, was dort steht, ist für jeden sichtbar, der die Adresse kennt. ## Drei Arbeitsweisen Welche zu Ihnen passt, hängt davon ab, wie Sie mit Ihren Patientinnen und Patienten arbeiten. ### Ohne Patientenportal Sie stellen **kein** Modul auf **Portal**, sondern alle genutzten auf **Nur Link**. Es gibt dann keine öffentliche Übersichtsseite mit Inhalten. Sie geben Module gezielt weiter: als ausgedruckten QR-Code im Gespräch, als Link per E-Mail oder als Handzettel zum Mitnehmen. :::hinweis Diese Arbeitsweise passt, wenn Sie Informationen bewusst nur im Zusammenhang mit einem konkreten Gespräch weitergeben möchten — jede Patientin und jeder Patient bekommt genau das Modul, um das es gerade geht. ::: ### Portal teilweise nutzen Sie stellen allgemein zugängliche Themen auf **Portal** und belastende Themen auf **Nur Link**. Die Übersichtsseite zeigt dann Vorsorge, Impfungen oder Routineeingriffe — Module über schwere Erkrankungen bleiben denen vorbehalten, die sie tatsächlich betreffen. :::warnung Das ist der Grund, warum es die Stufe **Nur Link** überhaupt gibt. Wer im Wartezimmer einen QR-Code scannt, sollte nicht ungefragt auf ein Modul über eine schwere Erkrankung stoßen, die ihn aktuell gar nicht betrifft. Prüfen Sie Ihre Portal-Auswahl mit dieser Frage im Hinterkopf. ::: ### Portal vollständig nutzen Alle freigeschalteten Module stehen auf **Portal**. Das passt, wenn Ihre Fachrichtung überwiegend Themen umfasst, die niemanden unnötig beunruhigen, und Sie Ihren Patientinnen und Patienten ein breites Angebot zum Selbststöbern machen möchten. ## Die Entscheidung im Zweifel :::tipp{titel="Eine Frage, die weiterhilft"} Stellen Sie sich vor, eine Patientin sitzt im Wartezimmer, scannt aus Neugier den Aushang und sieht die Liste. Ist jedes Modul darauf etwas, das sie ohne Anlass und ohne Ihre Einordnung lesen sollte? Falls nicht, gehört es auf **Nur Link**. ::: Im Zweifel ist **Nur Link** die zurückhaltendere Wahl. Sie können ein Modul jederzeit auf **Portal** hochstufen, wenn Sie sich sicher sind. ## Der Link bleibt bestehen Wenn Sie die Stufe eines Moduls ändern, bleibt sein Link unverändert. Ein bereits gedruckter QR-Code funktioniert also weiter, sobald Sie das Modul von **Gesperrt** wieder auf **Nur Link** oder **Portal** setzen. :::hinweis Umgekehrt gilt: Ein auf **Gesperrt** gesetztes Modul macht auch alle bereits verteilten QR-Codes wirkungslos. Das ist der schnellste Weg, ein Modul aus dem Verkehr zu ziehen — aber denken Sie an Aushänge, die dann ins Leere führen. ::: :::siehe-auch - [Module](/anleitung/module/) — Bibliothek durchsuchen und freischalten - [QR-Codes & Links](/anleitung/qr-codes/) — erzeugen, drucken, verteilen - [Was Patienten sehen](/anleitung/patientensicht/) — die Übersichtsseite aus Patientensicht - [Im Praxisalltag](/anleitung/praxisalltag/) — Aushang, Anmeldung, Tablet ::: --- # QR-Codes & Links > Für jedes freigeschaltete Modul gibt es einen QR-Code und einen Kurzlink. Beide bleiben dauerhaft gültig — auch wenn der Inhalt des Moduls später aktualisiert wird. ## Wo Sie QR-Codes finden QR-Codes und Links leben unter **Module** direkt in der Modulliste. Einen eigenen Menüpunkt dafür gibt es nicht — der QR-Code gehört zum Modul. :::abbildung ![Modulliste mit markierten Aktionsschaltflächen einer Zeile](/images/anleitung/module-qr-code.webp "1440x900") 1. **Link kopieren** — legt die Adresse des Moduls in die Zwischenablage 2. **QR-Code anzeigen** — öffnet den Code zum Herunterladen 3. **Im Portal öffnen** — zeigt das Modul so, wie Patientinnen und Patienten es sehen ::: Die Schaltflächen stehen in jeder Modulzeile rechts unter *Aktionen*. ## Einzelnen QR-Code herunterladen :::schritte 1. Öffnen Sie **Module** und suchen Sie das Modul. 2. Klicken Sie auf **QR-Code anzeigen**. 3. Laden Sie den Code als **PNG** oder **SVG** herunter — oder erzeugen Sie direkt den fertigen **Handzettel** als PDF. ::: **PNG** eignet sich für Bildschirmanzeige und einfache Ausdrucke. **SVG** ist verlustfrei skalierbar und die bessere Wahl, wenn eine Druckerei ein Plakat setzt oder der Code auf einen Aufsteller soll. ## Der fertige Handzettel Der Handzettel ist eine vollständig gestaltete DIN-A4-Seite mit Modultitel, QR-Code, einer kurzen Anleitung zum Scannen und Ihrem Praxis-Design. Sie können ihn ohne weitere Bearbeitung ausdrucken und auslegen. :::tipp{titel="Für das Wartezimmer"} Der Handzettel funktioniert auch als Aushang. Hängen Sie ihn dort auf, wo Menschen ohnehin warten und das Smartphone in der Hand haben — neben der Sitzgruppe, nicht neben der Tür. ::: ## Alle QR-Codes auf einmal Über der Modulliste finden Sie zwei Sammel-Exporte für alle freigeschalteten Module Ihrer Praxis: - **Alle QR-Codes als PDF** — ein mehrseitiges Dokument mit einem Handzettel je Modul, direkt druckfertig - **Alle QR-Codes als ZIP** — die einzelnen Bilddateien, wenn Sie die Codes selbst weiterverarbeiten möchten :::hinweis Der Sammel-Export umfasst höchstens **200 aktive Links**. Darüber lehnt er ab, damit der Download handhabbar bleibt. Schalten Sie in diesem Fall vorübergehend Module ab, die Sie gerade nicht ausdrucken wollen, oder laden Sie die Codes einzeln herunter. Für eine gewöhnliche Praxis ist die Grenze ohne Bedeutung — sie liegt weit über dem Umfang der Bibliothek. ::: ## Die Praxis-Übersichtsseite Neben den einzelnen Modulen gibt es einen QR-Code für Ihre gesamte Praxis. Er führt auf eine Seite, die alle Module der Stufe **Portal** auflistet. Dieser Code eignet sich für den zentralen Wartezimmer-Aushang: Ein einziger Code, über den Patientinnen und Patienten das für sie passende Thema selbst finden — sofern Sie das Patientenportal überhaupt nutzen möchten. ## Warum die Links stabil bleiben Jeder Link zeigt auf ein Modul, nicht auf eine bestimmte Fassung davon. Aktualisieren wir den Inhalt — etwa weil sich eine Empfehlung geändert hat —, führt derselbe QR-Code weiterhin zur jeweils aktuellen Version. Das ist bewusst so gebaut: Ein gedruckter Aushang soll nicht dadurch wertlos werden, dass im Hintergrund ein Text überarbeitet wurde. :::warnung Setzen Sie ein Modul auf **Gesperrt**, verlieren alle bereits verteilten QR-Codes dieses Moduls ihre Wirkung — auch die gedruckten. Wer den Code dann scannt, sieht einen Hinweis, dass das Modul nicht verfügbar ist. Denken Sie also daran, entsprechende Aushänge abzunehmen. ::: :::siehe-auch - [Module](/anleitung/module/) — Bibliothek und Freischaltung - [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/) — Portal, nur Link oder gesperrt - [Im Praxisalltag](/anleitung/praxisalltag/) — Aushang, Anmeldung, Tablet - [Praxis-Design](/anleitung/branding/) — Ihr Erscheinungsbild auf Handzettel und Portal ::: --- # Statistiken > Wie oft Ihre Module aufgerufen werden, welche am gefragtesten sind und in welchen Sprachen — vollständig anonym und ohne jeden Personenbezug. ## Was ausgewertet wird :::abbildung ![Statistikseite mit Aufrufen über Zeit, Top-Modulen und Sprachverteilung](/images/anleitung/statistiken.webp "1440x900") ::: Die Statistiken beantworten vier Fragen: **Aufrufe über Zeit** — wie sich die Nutzung über den gewählten Zeitraum entwickelt. Hier sehen Sie, ob ein neuer Aushang oder ein Hinweis an der Anmeldung Wirkung zeigt. **Modul-Statistiken (Top 10)** — welche Themen am häufigsten geöffnet werden. **Sprachverteilung** — in welchen Sprachen Ihre Module gelesen werden. Oft die aufschlussreichste Zahl: Sie zeigt, welchen Bedarf es in Ihrem Einzugsgebiet tatsächlich gibt. **Kennzahlen** — Gesamtaufrufe und weitere Summen für den gewählten Zeitraum. ## Zeitraum wählen Über die Umschaltung oben legen Sie fest, welchen Zeitraum die Auswertung abdeckt. Die Diagramme passen sich sofort an. ## CSV-Export Die Top-Liste zeigt nur die zehn meistgenutzten Module. Die vollständige Liste erhalten Sie über den CSV-Export — eine Datei, die Sie in Excel, Numbers oder LibreOffice öffnen können. :::tipp{titel="Wofür der Export nützlich ist"} Der Export eignet sich, um über mehrere Monate hinweg zu vergleichen, oder um im Team zu besprechen, welche Themen im Wartezimmer sichtbarer werden sollten. ::: ## Was ausdrücklich nicht erhoben wird Das ist keine Einschränkung, sondern eine bewusste Eigenschaft des Produkts: - **Keine Namen, keine Anmeldung, keine Registrierung** — Patientinnen und Patienten öffnen ein Modul ohne jede Identifizierung. - **Keine Zuordnung** eines Aufrufs zu einer Person, einem Termin oder einer Behandlung. - **Keine Tracking-Cookies**, keine Werbe-Tracker, keine Wiedererkennung über Besuche hinweg. Sie sehen also, *dass* ein Modul zwanzigmal geöffnet wurde — nicht, *von wem*. :::hinweis Genau deshalb ist MediKlar im Patientenportal frei von personenbezogenen Daten. Es gibt keinen Datenbestand über Patientinnen und Patienten, der geschützt, exportiert oder gelöscht werden müsste. ::: ## Wenn die Auswertung leer bleibt In einer frisch eingerichteten Praxis gibt es noch keine Aufrufe — die Diagramme zeigen dann einen entsprechenden Hinweis. Sobald die ersten QR-Codes genutzt werden, füllen sich die Auswertungen. :::siehe-auch - [Dashboard](/anleitung/dashboard/) — die Kurzfassung auf der Startseite - [QR-Codes & Links](/anleitung/qr-codes/) — mehr Sichtbarkeit schaffen - [Was Patienten sehen](/anleitung/patientensicht/) — inklusive Sprachwahl ::: --- # Abonnement > Testphase, Aktivierung, laufendes Abo und Kündigung — alles, was den Vertrag betrifft. Nur für Zugänge mit Administratorrechten sichtbar. ## Die Testphase Nach der Registrierung läuft Ihre Praxis 30 Tage in der kostenlosen Testphase. In dieser Zeit steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung. - **Keine Zahlungsdaten nötig**, um zu starten - **Keine automatische Verlängerung** in ein kostenpflichtiges Abo - Erinnerungen per E-Mail, bevor die Testphase endet :::hinweis Weil sich die Testphase nicht selbst in ein Abo verwandelt, müssen Sie aktiv werden, wenn Sie weitermachen möchten. Läuft sie ab, ohne dass Sie ein Abo abschließen, bleibt Ihre Praxis zunächst bestehen, aber Änderungen sind gesperrt. ::: ## Abo abschließen Unter **Abo & Rechnung › Abonnement** schließen Sie das Abo ab. Zahlungsdaten und Vertragsabschluss liegen im selben Vorgang — mit dem Hinterlegen der Zahlungsdaten schließen Sie das Abo ab. Sie brauchen dafür: 1. Eine vollständige [Rechnungsadresse](/anleitung/rechnungsadresse/) 2. Eine [Zahlungsart](/anleitung/zahlungsart/) ## Das Paket Es gibt ein Paket: **MediKlar** für 69 € pro Monat inklusive 19 % Mehrwertsteuer. Enthalten sind eine Fachrichtung, alle acht Sprachen, das Erscheinungsbild Ihrer Praxis ohne MediKlar-Branding und eine eigene Subdomain. Der Abrechnungszeitraum ist monatlich, die Laufzeit unbestimmt und monatlich kündbar. Weitere Fachrichtungen oder einzelne Zusatzmodule buchen Sie als [Add-On](/anleitung/add-ons/). ## Was die Seite anzeigt :::abbildung ![Abo-Seite mit Paket, Abrechnungszeitraum und Zahlungsart](/images/anleitung/abonnement.webp "1440x900") ::: Neben Paket und Preis nennt die Abo-Seite den nächsten Abrechnungstermin, die hinterlegte Zahlungsart und gegebenenfalls aktive Add-Ons. Je nach Lage erscheinen zusätzliche Hinweise: | Hinweis | Bedeutung | | --- | --- | | **Zahlung fehlgeschlagen** | Eine Abbuchung konnte nicht ausgeführt werden. Prüfen Sie Ihre Zahlungsart. | | **Tarifwechsel geplant** | Eine Änderung wird zum nächsten Abrechnungstermin wirksam. | | **Gekündigt** | Das Abo läuft zum Ende des bezahlten Zeitraums aus. | | **Zugang endet heute** | Letzter Tag des bezahlten Zeitraums. | :::warnung Das Datum der nächsten Abrechnung ist **nicht** gleichbedeutend mit „bereits bezahlt bis". Es nennt den Tag, an dem die nächste Abbuchung ansteht. ::: ## Kündigen Sie kündigen unter **Abo & Rechnung › Abonnement**. Die Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums — bis dahin bleibt alles nutzbar. Danach werden Ihre Praxisdaten noch 90 Tage aufbewahrt. In dieser Zeit können Sie die Praxis reaktivieren, ohne alles neu einzurichten. Nach Ablauf werden die Daten endgültig gelöscht. :::warnung Mit dem Ende des Abos werden auch Ihre Module unerreichbar. Gedruckte QR-Codes und Aushänge führen dann ins Leere — denken Sie daran, sie abzunehmen. ::: ## Reaktivieren Ist die Testphase abgelaufen oder das Abo beendet, führt die Anmeldung auf die Reaktivierungsseite. Dort können Sie die Praxis wieder in Betrieb nehmen, solange die Aufbewahrungsfrist läuft. :::siehe-auch - [Zahlungsart](/anleitung/zahlungsart/) — SEPA, Kreditkarte, Überweisung - [Rechnungsadresse](/anleitung/rechnungsadresse/) — Pflichtangaben und USt-ID - [Rechnungen](/anleitung/rechnungen/) — Belege herunterladen - [Eingeschränkter Zugriff](/anleitung/zugriffsbeschraenkungen/) — was bei offener Zahlung gesperrt ist ::: --- # Add-Ons > Module aus weiteren Fachrichtungen hinzubuchen — einzeln oder als komplettes Paket. Nur für Zugänge mit Administratorrechten sichtbar. ## Wozu Add-Ons Ihr Paket enthält eine Fachrichtung. Wenn Ihre Praxis darüber hinaus Informationen braucht — etwa weil Sie eine Zusatzbezeichnung führen oder eine Gemeinschaftspraxis mehrere Schwerpunkte abdeckt —, buchen Sie die entsprechenden Inhalte hinzu. ## Die beiden Varianten | Add-On | Preis pro Monat | Sinnvoll wenn | | --- | --- | --- | | **Zusatzmodul aus anderer Fachrichtung** | 5 € | Sie brauchen einzelne Themen außerhalb Ihrer Fachrichtung | | **Komplette zusätzliche Fachrichtung** | 69 € | Sie decken einen zweiten Schwerpunkt vollständig ab | Alle Preise inklusive 19 % Mehrwertsteuer. :::abbildung ![Add-On-Seite mit buchbaren Zusatzmodulen und Fachrichtungen](/images/anleitung/add-ons.webp "1440x900") ::: :::tipp{titel="Rechnen lohnt sich"} Ab etwa vierzehn Einzelmodulen aus derselben fremden Fachrichtung ist die komplette Fachrichtung günstiger — und Sie bekommen alle künftigen Module dieser Fachrichtung ohne weitere Buchung dazu. ::: ## Ein Add-On buchen :::schritte 1. Öffnen Sie **Abo & Rechnung › Add-Ons**. 2. Wählen Sie das gewünschte Zusatzmodul oder die Fachrichtung. 3. Bestätigen Sie die Buchung. ::: Alternativ buchen Sie ein einzelnes Modul direkt aus der Modulliste: Module außerhalb Ihrer Fachrichtung sind dort als buchbar gekennzeichnet. ## Abrechnung Add-Ons laufen mit Ihrem Hauptabo — gleicher Abrechnungszeitraum, gleiche Zahlungsart, eine gemeinsame Rechnung. Sie sind ebenfalls monatlich kündbar. ## Add-On beenden Auf derselben Seite beenden Sie ein Add-On wieder. Es bleibt bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums nutzbar. :::warnung Nach dem Ende eines Add-Ons sind die betroffenen Module gesperrt. Bereits gedruckte QR-Codes dieser Module führen dann ins Leere. ::: ## Für Mitarbeitende Die Seite ist Zugängen mit Administratorrechten vorbehalten. Mitarbeitenden wird in der Modulliste keine Buchungsschaltfläche angezeigt — sie sehen stattdessen den Hinweis, sich an die Administration zu wenden. :::siehe-auch - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — Paket, Laufzeit, Kündigung - [Module](/anleitung/module/) — Bibliothek und Freischaltung - [Rechnungen](/anleitung/rechnungen/) — Belege herunterladen ::: --- # Zahlungsart > SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder Überweisung. Wie Sie die Zahlungsart hinterlegen, wechseln und was bei einer fehlgeschlagenen Zahlung zu tun ist. ## Die drei Zahlungsarten **SEPA-Lastschrift** — Sie erteilen ein Lastschriftmandat, die Beträge werden automatisch von Ihrem Konto eingezogen. Für Praxen der übliche Weg. **Kreditkarte** — einschließlich Apple Pay und Google Pay. **Überweisung** — Sie erhalten die Rechnung und überweisen selbst. Passend, wenn in Ihrer Praxis keine Lastschriften erteilt werden dürfen. :::abbildung ![Seite zur Auswahl der Zahlungsart](/images/anleitung/zahlungsart.webp "1440x900") ::: ## Zahlungsart hinterlegen :::schritte 1. Öffnen Sie **Abo & Rechnung › Zahlungsart**. 2. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart. 3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein — bei SEPA die IBAN und die Zustimmung zum Lastschriftmandat, bei Kreditkarte die Kartendaten. ::: :::hinweis Ihre Zahlungsdaten werden von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet und liegen nicht bei MediKlar. Im Portal sehen Sie später nur noch eine verkürzte Angabe, etwa die letzten Stellen der IBAN. ::: Nach der Auswahl zeigt die Seite, wann die erste Abbuchung ansteht. Das Datum hängt von der Zahlungsart ab — SEPA-Lastschriften brauchen eine Vorlaufzeit, Kreditkartenzahlungen nicht. Die Abbildung oben zeigt dafür ein Beispiel; in Ihrem Portal steht das für Sie berechnete Datum. ## Zahlungsart wechseln Auf derselben Seite wechseln Sie jederzeit. Die neue Zahlungsart gilt ab der nächsten Abbuchung; eine bereits angestoßene Zahlung läuft noch über die alte. ## Wenn eine Zahlung fehlschlägt Schlägt eine Abbuchung fehl — etwa wegen fehlender Deckung oder einer abgelaufenen Karte —, erscheint auf der Abo-Seite der Hinweis **Zahlung fehlgeschlagen**, und Sie erhalten eine E-Mail. :::warnung Bleibt die Zahlung offen, wird Ihre Praxis in den eingeschränkten Zugriff versetzt: Inhalte bleiben lesbar, Änderungen sind gesperrt. Ihre Module und QR-Codes funktionieren zunächst weiter — hinterlegen Sie aber möglichst rasch eine gültige Zahlungsart, damit es dabei bleibt. ::: Nachdem Sie die Zahlungsart korrigiert haben, wird der offene Betrag erneut eingezogen und die Sperre aufgehoben. :::siehe-auch - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — Vertrag und Kündigung - [Rechnungsadresse](/anleitung/rechnungsadresse/) — Pflichtangaben - [Rechnungen](/anleitung/rechnungen/) — Belege und Zahlungsstatus - [Eingeschränkter Zugriff](/anleitung/zugriffsbeschraenkungen/) — was genau gesperrt wird ::: --- # Rechnungsadresse > Die Anschrift, die auf Ihren Rechnungen erscheint. Muss vollständig sein, bevor Sie ein Abo abschließen können. ## Warum sie gebraucht wird Rechnungen müssen die gesetzlichen Pflichtangaben tragen. Ohne vollständige Rechnungsadresse lässt sich kein Abo abschließen — die Angaben werden beim Abschluss abgefragt, falls sie noch fehlen. ## Die Angaben Sie hinterlegen die Anschrift unter **Abo & Rechnung › Rechnungsadresse**: :::abbildung ![Formular für die Rechnungsadresse](/images/anleitung/rechnungsadresse.webp "1440x900") ::: Erfasst werden: - Name der Praxis oder des Rechnungsempfängers - Straße und Hausnummer - Postleitzahl und Ort - Land - **Umsatzsteuer-Identifikationsnummer** (optional) :::hinweis Die Rechnungsadresse ist unabhängig vom Praxisnamen, den Ihre Patientinnen und Patienten sehen. Letzterer steht unter **Einstellungen › Praxis-Design**. Wenn Ihre Praxis über eine Gesellschaft abgerechnet wird, tragen Sie hier deren Anschrift ein. ::: ## Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Für Praxen in Deutschland ist die Angabe freiwillig. Relevant wird sie, wenn Ihre Praxis zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder Sie außerhalb Deutschlands sitzen — dann prüfen Sie bitte gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung, welche Angabe korrekt ist. ## Adresse ändern Änderungen gelten ab der nächsten Rechnung. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert — sie sind Buchungsbelege und dürfen nachträglich nicht geändert werden. :::warnung Prüfen Sie die Angaben vor dem ersten Abschluss sorgfältig. Eine falsche Anschrift auf einer bereits ausgestellten Rechnung lässt sich nur über eine Stornierung und Neuausstellung korrigieren — wenden Sie sich dafür an [support@mediklar.info](mailto:support@mediklar.info). ::: :::siehe-auch - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — Abo abschließen - [Zahlungsart](/anleitung/zahlungsart/) — SEPA, Kreditkarte, Überweisung - [Rechnungen](/anleitung/rechnungen/) — Belege herunterladen ::: --- # Rechnungen > Alle Rechnungen Ihrer Praxis als PDF — mit Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und Zahlungsstatus. ## Die Rechnungsübersicht Unter **Abo & Rechnung › Rechnungen** finden Sie alle bisher ausgestellten Rechnungen. :::abbildung ![Rechnungsübersicht mit Nummer, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und Status](/images/anleitung/rechnungen.webp "1440x900") ::: Die Tabelle zeigt je Zeile: - **Rechnungsnummer** - **Datum** der Ausstellung - **Betrag (brutto)** und die enthaltene **Mehrwertsteuer** - **Status** - **Aktion** — der Download als PDF ## Die Status | Status | Bedeutung | | --- | --- | | **Bezahlt** | Der Betrag ist eingegangen. | | **Offen** | Die Rechnung ist ausgestellt, die Zahlung steht noch aus. | | **Überfällig** | Das Zahlungsziel ist verstrichen. | | **Entwurf** | Noch nicht ausgestellt. | | **Storniert** | Aufgehoben, es ist nichts zu zahlen. | | **Erstattet** | Der Betrag wurde zurückerstattet. | ## Rechnung herunterladen Über die Schaltfläche in der Zeile laden Sie die Rechnung als PDF herunter. Das Dokument enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben und eignet sich unverändert für Ihre Buchhaltung. :::tipp{titel="Für die Steuerberatung"} Laden Sie die Rechnungen am Jahresende gesammelt herunter, statt einzelne Belege nachträglich zu suchen. Die Übersicht bleibt vollständig, solange Ihre Praxis besteht. ::: ## Bei Zahlung per Überweisung Zahlen Sie per Überweisung, finden Sie die Bankverbindung und den Verwendungszweck auf der Rechnung selbst. Geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an — dann wird die Zahlung automatisch zugeordnet und der Status wechselt auf **Bezahlt**. ## Wenn eine Rechnung fehlt Rechnungen entstehen mit dem jeweiligen Abrechnungslauf. In der Testphase gibt es keine — es fällt nichts an. Nach dem Abschluss eines Abos erscheint die erste Rechnung mit der ersten Abbuchung. :::hinweis Stimmt etwas mit einer Rechnung nicht, wenden Sie sich an [support@mediklar.info](mailto:support@mediklar.info). Bereits ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht nachträglich ändern — Korrekturen laufen über eine Stornierung und eine neue Rechnung. ::: :::siehe-auch - [Rechnungsadresse](/anleitung/rechnungsadresse/) — was auf der Rechnung steht - [Zahlungsart](/anleitung/zahlungsart/) — SEPA, Kreditkarte, Überweisung - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — Paket und Abrechnungszeitraum ::: --- # Praxis-Design > Praxisname, Akzentfarbe, Willkommenstext und Ihre eigene Portal-Adresse. Damit erscheinen die Module im Erscheinungsbild Ihrer Praxis — ohne MediKlar-Branding. Sie finden die Einstellungen unter **Einstellungen › Praxis-Design**. Sie sind Zugängen mit Administratorrechten vorbehalten. :::abbildung ![Seite Praxis-Design mit Praxisname, Akzentfarbe und Portal-Adresse](/images/anleitung/branding.webp "1440x900") ::: ## Praxisname Der Name, den Patientinnen und Patienten sehen, wenn sie ein Modul öffnen. Schreiben Sie ihn so, wie er auf Ihrem Praxisschild steht. :::hinweis Der Praxisname ist unabhängig von der [Rechnungsadresse](/anleitung/rechnungsadresse/). Wenn Ihre Praxis über eine Gesellschaft abgerechnet wird, steht deren Name auf der Rechnung — Ihre Patientinnen und Patienten sehen weiterhin den Praxisnamen. ::: ## Akzentfarbe Die Farbe prägt den Kopfbereich und die Bedienelemente im Patientenportal. Zur Auswahl stehen zwölf Farbtöne — von MediKlar Teal über Ozeanblau und Indigo bis Anthrazit. Eine Vorschau direkt darunter zeigt sofort, wie der Kopfbereich damit aussieht. :::hinweis Eine freie Farbeingabe gibt es bewusst nicht: Alle zwölf Töne erreichen gegenüber weißer Schrift einen Kontrast von mindestens 4,5:1 und erfüllen damit die Anforderungen an Barrierefreiheit. Wählen Sie den Ton, der Ihrem Praxisdesign am nächsten kommt. ::: ## Willkommenstext Ein kurzer Begrüßungstext für Ihre Patientinnen und Patienten. Er erscheint auf Ihrer Praxis-Übersichtsseite. :::tipp{titel="Was sich bewährt"} Zwei bis drei Sätze reichen. Sagen Sie, worum es geht und dass die Informationen das Gespräch in der Praxis ergänzen, nicht ersetzen. Beispiel: „Herzlich willkommen. Hier finden Sie verständliche Informationen zu den Themen, die wir in unserer Praxis häufig besprechen. Bei Fragen sprechen Sie uns jederzeit an." ::: ## Eigene Portal-Adresse Ihre Subdomain unter `mediklar.info` — zum Beispiel `praxis-mustermann.mediklar.info`. Unter dieser Adresse erreichen Patientinnen und Patienten Ihre Praxis-Übersichtsseite. Erlaubt sind 3 bis 30 Zeichen: Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche. Die Verfügbarkeit wird beim Eintippen geprüft. :::warnung Nach dem Speichern lässt sich die Adresse nicht mehr selbst ändern, sondern nur noch über den Support. Wählen Sie deshalb den Praxisnamen und nicht den Namen einer einzelnen Ärztin oder eines einzelnen Arztes — Personen wechseln, die Praxis bleibt. ::: ## Fachrichtung Ihre Fachrichtung bestimmt, welche Module Ihnen zur Verfügung stehen und welche vorgeschlagen werden. Weitere Fachrichtungen buchen Sie als [Add-On](/anleitung/add-ons/). ## Kein Logo-Upload Ein eigenes Praxislogo lässt sich derzeit nicht hinterlegen. Das White-Label umfasst Praxisname, Akzentfarbe, Willkommenstext und die eigene Subdomain — für Patientinnen und Patienten ist an keiner Stelle erkennbar, dass MediKlar dahintersteht. ## Ergebnis prüfen Öffnen Sie nach dem Speichern Ihre Praxis-Übersichtsseite oder ein einzelnes Modul über **Im Portal öffnen** in der Modulliste. So sehen Sie genau das, was auch Ihre Patientinnen und Patienten sehen. :::siehe-auch - [Was Patienten sehen](/anleitung/patientensicht/) — die Wirkung Ihrer Einstellungen - [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/) — was auf der Übersichtsseite erscheint - [QR-Codes & Links](/anleitung/qr-codes/) — Handzettel im Praxis-Design ::: --- # Profil > Ihre eigenen Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort und die Zwei-Faktor-Anmeldung. Für alle Rollen zugänglich. Anders als die übrigen Einstellungen betrifft das Profil **Sie persönlich**, nicht die Praxis. Deshalb erreichen auch Mitarbeitende diesen Bereich. :::abbildung ![Profilseite mit Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung](/images/anleitung/profil.webp "1440x900") ::: ## Name ändern Ihr Name erscheint in der Teamübersicht. Änderungen sind sofort wirksam. ## E-Mail-Adresse ändern Die E-Mail-Adresse ist zugleich Ihr Benutzername. Der Wechsel läuft deshalb über eine doppelte Bestätigung. :::schritte 1. Tragen Sie die neue Adresse unter **Einstellungen › Profil** ein. 2. Bestätigen Sie den Wechsel über den Link, den wir an Ihre **bisherige** Adresse senden. 3. Bestätigen Sie anschließend den Link an der **neuen** Adresse. ::: :::hinweis Erst nach beiden Bestätigungen ist der Wechsel abgeschlossen. Bis dahin melden Sie sich weiterhin mit der alten Adresse an. Das schützt Ihren Zugang davor, durch einen unbemerkten Adresswechsel verloren zu gehen. ::: ## Passwort ändern Zum Ändern geben Sie Ihr aktuelles Passwort und zweimal das neue ein. Das neue Passwort braucht mindestens acht Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben sowie einer Ziffer. Haben Sie Ihr aktuelles Passwort vergessen, melden Sie sich ab und nutzen auf der Anmeldeseite **Passwort vergessen**. ## Zwei-Faktor-Anmeldung Hier richten Sie den zweiten Faktor ein, deaktivieren ihn oder erzeugen neue Wiederherstellungscodes. Die Einrichtung ist im Kapitel [Anmelden & Zwei-Faktor](/anleitung/anmelden/) Schritt für Schritt beschrieben. :::tipp{titel="Neue Wiederherstellungscodes"} Wenn Sie nicht mehr sicher sind, wo Ihre Codes liegen, erzeugen Sie einfach neue. Die alten verlieren damit ihre Gültigkeit — verwahren Sie die neuen gleich sicher. ::: ## Eigenen Zugang löschen Sie können Ihren persönlichen Zugang selbst entfernen. Der Vorgang wird per E-Mail bestätigt. :::warnung Der jeweils letzte Administratorzugang einer Praxis lässt sich nicht löschen — sonst könnte niemand mehr Abo, Team und Praxisdaten verwalten. Übertragen Sie in diesem Fall zuerst die Administratorrolle an eine andere Person. ::: Das Löschen Ihres Zugangs beendet **nicht** das Abo der Praxis. Wenn Sie die gesamte Praxis beenden möchten, ist das ein anderer Vorgang — siehe [Abonnement](/anleitung/abonnement/) und [Datenmanagement](/anleitung/datenmanagement/). :::siehe-auch - [Anmelden & Zwei-Faktor](/anleitung/anmelden/) — Einrichtung und Wiederherstellung - [Rollen & Berechtigungen](/anleitung/rollen-und-berechtigungen/) — Rolle übertragen - [Team](/anleitung/team/) — Zugänge der Praxis verwalten ::: --- # Team > Zugänge für Ihre Mitarbeitenden anlegen, Rollen vergeben und Zugriff wieder entziehen. Nur für Zugänge mit Administratorrechten sichtbar. ## Die Teamübersicht Unter **Einstellungen › Team** sehen Sie alle Zugänge Ihrer Praxis mit Name, E-Mail-Adresse, **Rolle** und **Mitglied seit**. :::abbildung ![Teamübersicht mit einem Administrator- und einem Mitarbeiterzugang](/images/anleitung/team.webp "1440x900") ::: ## Teammitglied einladen :::schritte 1. Öffnen Sie **Einstellungen › Team**. 2. Tragen Sie im Bereich **Neues Teammitglied einladen** die E-Mail-Adresse ein. 3. Wählen Sie die Rolle — **Administrator** oder **Mitarbeiter**. 4. Senden Sie die Einladung ab. ::: Die eingeladene Person erhält eine E-Mail und vergibt beim ersten Aufruf ihr eigenes Passwort. Sie müssen kein Passwort setzen und keines weitergeben. :::tipp{titel="Eigener Zugang für jede Person"} Ein geteilter Zugang lässt sich nicht einzeln entziehen, wenn jemand die Praxis verlässt — Sie müssten das Passwort ändern und allen anderen das neue mitteilen. Mit eigenen Zugängen entfernen Sie genau eine Person. ::: ## Rolle ändern Sie können die Rolle eines Teammitglieds nachträglich anpassen. Die Änderung wirkt sofort; die betroffene Person sieht beim nächsten Seitenaufruf die entsprechend angepasste Navigation. Welche Rolle was darf, steht im Kapitel [Rollen & Berechtigungen](/anleitung/rollen-und-berechtigungen/). ## Zugriff entziehen Über das Aktionsmenü in der Zeile entfernen Sie einen Zugang. Die Person kann sich danach nicht mehr anmelden. :::warnung Entfernen Sie Zugänge ausscheidender Mitarbeitender **am letzten Arbeitstag**. Ein vergessener Zugang bleibt sonst dauerhaft gültig — auch für den Blick in Ihre Statistiken. ::: ## Grenzen - Der **letzte Administratorzugang** lässt sich weder herabstufen noch entfernen. - Ihr Paket umfasst **fünf Zugänge insgesamt**. Der eigene Administratorzugang zählt mit — Sie können also vier weitere Personen einladen. - Eine **ausgesprochene Einladung belegt bereits einen Platz**, auch bevor die Person ihr Passwort vergeben hat. - Ist das Limit erreicht, meldet MediKlar beim Einladen „Das Paket erlaubt maximal 5 Teammitglieder". Entfernen Sie dann einen nicht mehr benötigten Zugang oder wenden Sie sich an [support@mediklar.info](mailto:support@mediklar.info). Ein entfernter Zugang gibt seinen Platz sofort wieder frei. ## Administratorrolle übertragen Wechselt die Zuständigkeit dauerhaft — etwa bei einer Praxisübergabe —, nutzen Sie die Übertragung der Administratorrolle. Der Ablauf steht im Kapitel [Rollen & Berechtigungen](/anleitung/rollen-und-berechtigungen/). Solange der Vorgang läuft, zeigt die Teamübersicht den Hinweis **Admin-Übertragung läuft**. :::siehe-auch - [Rollen & Berechtigungen](/anleitung/rollen-und-berechtigungen/) — was welche Rolle darf - [Profil](/anleitung/profil/) — eigene Zugangsdaten - [Anmelden & Zwei-Faktor](/anleitung/anmelden/) — Zugänge absichern ::: --- # Datenmanagement > Datenexport nach Art. 20 DSGVO, E-Mail-Benachrichtigungen und die vollständige Löschung Ihrer Praxis. Nur für Zugänge mit Administratorrechten sichtbar. Sie finden den Bereich unter **Einstellungen › Datenmanagement**. :::abbildung ![Datenmanagement mit Datenexport, Benachrichtigungen und Kontolöschung](/images/anleitung/datenmanagement.webp "1440x900") ::: ## Datenexport (DSGVO Art. 20) Sie können die Daten Ihrer Praxis jederzeit herunterladen — Praxisdaten, Einstellungen, freigeschaltete Module, Zugangsliste und Nutzungsstatistiken. Sie erhalten eine **JSON-Datei** mit dem Namensmuster `mediklar-export-JJJJ-MM-TT.json`. JSON ist ein Textformat: Es lässt sich mit jedem Editor öffnen und von gängiger Software einlesen. Damit erfüllt der Export die Anforderung an ein „strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares Format" aus Art. 20 DSGVO. :::hinweis Der Export enthält **keine** Patientendaten, weil MediKlar im Patientenportal keine erhebt. Es gibt keine Namen, keine Anmeldungen und keine Zuordnung eines Modulaufrufs zu einer Person — nur anonyme Summen. ::: ## E-Mail-Benachrichtigungen Hier legen Sie fest, welche Nachrichten Ihre Praxis erhält. Wichtige Mitteilungen zu Vertrag, Zahlung und Sicherheit lassen sich nicht abbestellen — sie sind Teil des Vertragsverhältnisses. ## Praxis löschen Die vollständige Löschung entfernt Ihre Praxis mit allen Daten, Zugängen und Modulfreischaltungen. :::schritte 1. Öffnen Sie **Einstellungen › Datenmanagement**. 2. Wählen Sie die Löschung der Praxis. 3. Bestätigen Sie den Vorgang über den Link, den wir Ihnen per E-Mail senden. ::: :::warnung Die Löschung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Module werden unerreichbar — **auch bereits gedruckte QR-Codes und Aushänge**. Laden Sie vorher Ihre [Rechnungen](/anleitung/rechnungen/) und bei Bedarf den Datenexport herunter; danach kommen Sie nicht mehr an sie heran. ::: ### Löschen oder kündigen? Beides ist nicht dasselbe: | | Kündigen | Löschen | | --- | --- | --- | | Wo | Abo & Rechnung › Abonnement | Einstellungen › Datenmanagement | | Wirkung | Abo endet zum Periodenende | Praxis wird entfernt | | Daten | 90 Tage aufbewahrt | endgültig gelöscht | | Rückkehr möglich | ja, per Reaktivierung | nein | :::tipp{titel="Im Zweifel kündigen"} Wenn Sie nur pausieren oder das Produkt vorerst nicht weiter nutzen möchten, ist die Kündigung der richtige Weg. Sie behalten 90 Tage lang die Möglichkeit, ohne Neueinrichtung zurückzukehren. ::: ## Aufbewahrungsfristen Rechnungen und die zugehörigen Buchungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und bleiben unabhängig von einer Löschung so lange gespeichert, wie das Steuerrecht es verlangt. Einzelheiten stehen in der [Datenschutzerklärung](/datenschutz/). :::siehe-auch - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — kündigen statt löschen - [Rechnungen](/anleitung/rechnungen/) — Belege vorher sichern - [Rollen & Berechtigungen](/anleitung/rollen-und-berechtigungen/) — wer löschen darf ::: --- # AGB im Portal > Die Vertragsbedingungen einsehen und den Stand der Zustimmung prüfen. Für alle Rollen zugänglich. ## Wozu der Menüpunkt Unter **Erweitert › AGB** finden Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der Fassung, die für Ihre Praxis gilt. Anders als die öffentlich einsehbare [AGB-Seite](/agb/) zeigt der Menüpunkt im Portal auch, welche Fassung Ihre Praxis akzeptiert hat und wann. Der Punkt ist bewusst für alle Rollen sichtbar: Auch Mitarbeitende sollen nachlesen können, unter welchen Bedingungen sie arbeiten. ## Neue Fassung Ändern sich die Bedingungen, informieren wir Sie vorab per E-Mail. Beim nächsten Anmelden werden Sie gebeten, die neue Fassung zu bestätigen. :::hinweis Die Zustimmung erteilt ein Zugang mit Administratorrechten — es ist eine Entscheidung für die Praxis, nicht für die einzelne Person. ::: ## Wichtige Punkte in Kürze Diese Übersicht ersetzt nicht die Lektüre; maßgeblich ist der vollständige Text. - **Vertragspartner:** HCW Orange Media GmbH - **Zielgruppe:** ausschließlich Unternehmerinnen und Unternehmer — Arztpraxen, MVZ und Kliniken. Kein Verbrauchergeschäft. - **Laufzeit:** unbestimmt, monatlich kündbar - **Testphase:** 30 Tage, ohne Zahlungsdaten, ohne automatische Verlängerung :::warnung MediKlar ist **kein Medizinprodukt**. Die Module ergänzen das persönliche ärztliche Gespräch nach § 630e BGB, ersetzen es aber nicht, und stellen weder eine Diagnose noch eine individuelle Beratung dar. Die Verantwortung für das Gespräch mit Ihren Patientinnen und Patienten bleibt in jedem Fall bei Ihnen. ::: :::siehe-auch - [AGB in voller Länge](/agb/) — der maßgebliche Text - [Datenschutzerklärung](/datenschutz/) — Verarbeitung nach Art. 13 und 14 DSGVO - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — Laufzeit und Kündigung - [Datenmanagement](/anleitung/datenmanagement/) — Export und Löschung ::: --- # Was Patienten sehen > Die andere Seite des QR-Codes: kein Login, keine App, keine Datenerhebung. Was passiert, nachdem jemand den Code gescannt hat. Dieses Kapitel beschreibt keine Einstellung, sondern das Ergebnis Ihrer Einstellungen. Es hilft beim Erklären an der Anmeldung — und beim Beurteilen, was Sie im Portal sichtbar machen möchten. ## Nach dem Scannen Der QR-Code öffnet die Kamera-App im Browser des Smartphones. Es ist **kein Download** nötig, **keine Anmeldung**, **keine Registrierung** und **keine App**. Das Modul startet sofort. ## Der Aufbau eines Moduls Ein Modul besteht aus einer Folge kurzer Seiten — Folien — mit Text und Illustrationen. Auf dem Smartphone wischt man von Folie zu Folie, am Tablet und am Rechner stehen zusätzlich Schaltflächen zur Verfügung. :::abbildung ![Erste Folie eines Moduls auf dem Smartphone, mit markierter Sprachwahl und Menü-Schaltfläche](/images/anleitung/patient-modul-folie.webp "780x1688") 1. **Sprachwahl** — die Flagge links oben wechselt die Sprache 2. **Menü** — öffnet das Inhaltsverzeichnis und die Vorlesefunktion ::: Über der Folie stehen der Modultitel, der Folienzähler („Folie 1 von 12") und ein Fortschrittsbalken. Darunter erscheint der Name Ihrer Praxis — nicht MediKlar. Die Länge ist so bemessen, dass sich ein Modul in wenigen Minuten durchsehen lässt — Wartezimmerzeit, nicht Hausaufgabe. ## Das Menü Ein Tippen auf die Menü-Schaltfläche öffnet das Inhaltsverzeichnis. Es zeigt alle Abschnitte des Moduls und dient zugleich als Bedienzentrale. :::abbildung ![Geöffnetes Inhaltsverzeichnis mit Vorlese-Schalter und Abschnittsübersicht](/images/anleitung/patient-modul-menue.webp "780x1688") 1. **Vorlesen aktivieren** — schaltet die Sprachausgabe ein 2. **Von vorne beginnen** — springt zurück zur ersten Folie 3. **Abschnitte** — direkter Sprung zu jedem Thema; der aktuelle ist hervorgehoben ::: Patientinnen und Patienten können also gezielt zu dem Abschnitt springen, der sie betrifft, statt das ganze Modul durchzublättern. ## Sprache wählen Über die Flagge links oben wechseln Patientinnen und Patienten die Sprache. Die Auswahl gilt sofort, dieselbe Adresse bleibt bestehen — Sie brauchen für andere Sprachen **keine eigenen QR-Codes**. Zur Auswahl stehen acht Sprachen: | Sprache | In der Auswahl | | --- | --- | | Deutsch | Deutsch | | Englisch | English | | Türkisch | Türkçe | | Arabisch | العربية | | Russisch | Русский | | Polnisch | Polski | | Ukrainisch | Українська | | Französisch | Français | Arabisch wird von rechts nach links gelesen; die Anzeige stellt sich vollständig darauf um. :::hinweis Ist ein Modul in einer gewünschten Sprache noch nicht verfügbar, erscheint ein Hinweis mit den vorhandenen Sprachen statt eines leeren Bildschirms. ::: ## Vorlesefunktion Über **Vorlesen aktivieren** im Menü liest das Gerät den Text vor. Genutzt wird die Sprachausgabe des jeweiligen Browsers — es werden keine Audiodateien geladen und keine Aufnahmen gespeichert. :::tipp{titel="Für wen das wichtig ist"} Die Vorlesefunktion hilft Menschen, die schlecht sehen, wenig lesen oder die Sprache eher verstehen als lesen können. Ein Hinweis darauf an der Anmeldung kostet einen Satz und erreicht genau die Personen, die sonst nichts von dem Angebot hätten. ::: ### Sie hängt vom Gerät ab Weil die Stimme vom Gerät kommt und nicht von MediKlar, ist die Vorlesefunktion nicht überall gleich verfügbar. Das ist die häufigste Rückfrage — und es liegt weder an Ihrer Praxis noch an einer Einstellung im Praxisportal. | Situation | Was passiert | | --- | --- | | Für die Sprache ist eine Stimme installiert | Der Text wird vorgelesen. | | Für die Sprache fehlt eine Stimme | Es bleibt still oder der Text wird mit deutschem Akzent vorgelesen. | | Sehr altes Gerät ohne Sprachausgabe | Der Schalter erscheint gar nicht erst. | Betroffen sind vor allem **Arabisch, Ukrainisch und Polnisch**: Auf vielen Android-Geräten und älteren iPhones ist für diese Sprachen ab Werk keine Stimme eingerichtet. Deutsch und Englisch funktionieren praktisch überall. :::hinweis Abhelfen lässt sich das nur auf dem Gerät selbst. Unter Android stehen die Stimmen in den Einstellungen unter *Sprachausgabe*, auf dem iPhone unter *Bedienungshilfen › Gesprochene Inhalte › Stimmen*. Das ist etwas, das Patientinnen und Patienten selbst tun müssen — Sie können es von der Praxis aus nicht steuern. ::: Auf dem iPhone startet die Sprachausgabe außerdem erst, nachdem der Schalter tatsächlich angetippt wurde. Das ist eine Vorgabe von Apple gegen ungefragt tönende Webseiten und kein Fehler. ## Die Praxis-Übersichtsseite Über Ihre Subdomain — etwa `praxis-mustermann.mediklar.info` — erreichen Patientinnen und Patienten eine Seite mit Ihrem Praxisnamen, Ihrer Akzentfarbe, Ihrem Willkommenstext und allen Modulen der Stufe **Portal**. :::abbildung ![Praxis-Übersichtsseite auf dem Smartphone mit Willkommenstext und Modulliste](/images/anleitung/patient-praxisportal-mobil.webp "780x1688") ::: Module der Stufe **Nur Link** erscheinen hier nicht. Welche Module Sie hier zeigen, ist eine bewusste Entscheidung — siehe [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/). ## Was nicht passiert - **Keine personenbezogenen Daten:** kein Name, keine E-Mail, keine Anmeldung - **Keine Tracking-Cookies**, keine Werbe-Tracker, keine Wiedererkennung - **Keine Suchmaschinen:** Modulseiten sind auf `noindex` gesetzt und erscheinen nicht in Google - **Kein MediKlar-Branding:** Patientinnen und Patienten sehen Ihre Praxis, nicht uns Gezählt wird lediglich anonym, dass ein Modul geöffnet wurde — ohne Rückschluss auf die Person. ## Barrierefreiheit Die Module sind nach WCAG 2.2 AA umgesetzt: ausreichende Kontraste, Bedienbarkeit per Tastatur, Verträglichkeit mit Screenreadern und Rücksicht auf die Systemeinstellung für reduzierte Bewegung. :::siehe-auch - [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/) — was auf der Übersichtsseite erscheint - [Praxis-Design](/anleitung/branding/) — Name, Farbe, Willkommenstext - [Im Praxisalltag](/anleitung/praxisalltag/) — Aushang, Anmeldung, Tablet - [QR-Codes & Links](/anleitung/qr-codes/) — Codes erzeugen und verteilen ::: --- # Im Praxisalltag > Vier erprobte Wege, MediKlar in den Ablauf einzubauen — vom Wartezimmer-Aushang bis zum Tablet ohne Internetverbindung. Die vorigen Kapitel erklären die Bedienung. Dieses beantwortet die Frage, die danach kommt: Wie bringt man das Angebot bei den Patientinnen und Patienten an? ## Der Wartezimmer-Aushang Der einfachste Einstieg. Drucken Sie den [Handzettel](/anleitung/qr-codes/) Ihrer Praxis-Übersichtsseite und hängen Sie ihn dort auf, wo Menschen ohnehin warten und das Smartphone in der Hand haben — neben der Sitzgruppe, in Augenhöhe. :::tipp{titel="Wo Aushänge scheitern"} Neben der Tür oder am Tresen funktionieren QR-Codes selten: Dort steht man kurz, oft mit Jacke und Tasche in der Hand. Gescannt wird im Sitzen. ::: Voraussetzung ist, dass Sie das Patientenportal nutzen möchten und die passenden Module auf **Portal** stehen — siehe [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/). ## Gezielt vor dem Gespräch Der wirksamste Weg, und er kommt ohne Patientenportal aus. :::schritte 1. Legen Sie für die häufigsten Anlässe je einen Handzettel bereit — Modulstufe **Nur Link** genügt. 2. Die Anmeldung gibt den passenden Zettel mit, wenn der Termin vereinbart oder die Patientin aufgerufen wird. 3. Die Wartezeit wird zur Vorbereitung: Wer informiert ins Gespräch kommt, stellt gezieltere Fragen. ::: :::hinweis Dieser Weg passt besonders, wenn Sie Informationen bewusst nur im Zusammenhang mit einem konkreten Anlass weitergeben möchten. Es gibt dann keine öffentliche Übersichtsseite mit Inhalten. ::: ## Als Link nach dem Termin Den Kurzlink können Sie ebenso per E-Mail versenden oder in Ihr Praxisverwaltungssystem eintragen — etwa als Textbaustein in der Terminbestätigung. Weil der Link dauerhaft gültig bleibt, lässt er sich in Vorlagen hinterlegen, ohne dass er gepflegt werden müsste. ## Tablet im Wartezimmer Sie können ein Praxis-Tablet auslegen, auf dem die Module auch ohne Internetverbindung laufen — nützlich bei schlechtem WLAN oder wenn Sie das Gerät bewusst nicht ins Praxisnetz lassen möchten. Der Ablauf hat zwei Teile: Die Seite muss zuerst **als App eingerichtet** werden, danach lassen sich die Module speichern. Ohne den ersten Schritt bleibt der Offline-Modus gesperrt — die Seite meldet dann „Für den Offline-Modus muss diese Seite zuerst als App installiert werden." Wie die Einrichtung aussieht, hängt vom Tablet ab: | Gerät | Weg | | --- | --- | | **iPad** (Safari) | Teilen-Symbol antippen → **Zum Home-Bildschirm** → *Hinzufügen*. Einen Menüpunkt „App installieren" gibt es auf dem iPad nicht. | | **Android-Tablet** (Chrome) | Menü mit den drei Punkten → **App installieren** beziehungsweise *Zum Startbildschirm hinzufügen*. | :::schritte 1. Öffnen Sie auf dem Tablet Ihre Praxis-Übersichtsseite. 2. Richten Sie die Seite wie oben beschrieben als App auf dem Startbildschirm ein. 3. Öffnen Sie die Praxis-Übersichtsseite **über das neue Symbol auf dem Startbildschirm**, nicht mehr über den Browser. 4. Wählen Sie **Tablet-Modus: Alle Module offline speichern** und starten Sie mit **Jetzt speichern**. 5. Warten Sie, bis alle Dateien geladen sind. Der Fortschritt und die Größe werden angezeigt. ::: Danach funktionieren die gespeicherten Module ohne Internetverbindung. :::warnung Auf dem iPad kann das Betriebssystem gespeicherte Inhalte wieder verwerfen, wenn die App längere Zeit nicht geöffnet wurde. Das ist eine Vorgabe von Apple und lässt sich nicht abschalten. Prüfen Sie den Offline-Bestand deshalb, bevor Sie sich im Alltag darauf verlassen — etwa nach dem Wochenende oder nach der Urlaubsschließung. ::: :::warnung Aktualisieren Sie Module oder ändern Sie deren Sichtbarkeit, sind die gespeicherten Inhalte veraltet. Das Tablet weist darauf hin — wiederholen Sie dann den Speichervorgang. Prüfen Sie das nach jeder größeren Änderung an Ihrer Modulauswahl. ::: :::hinweis Reicht der Speicherplatz nicht, meldet das Gerät dies vor dem Start. Geben Sie dann Speicher frei oder verringern Sie die Zahl der Module auf Stufe **Portal**. ::: ## Was sich im Team bewährt - **Eine Person als Ansprechpartnerin** benennen, die die Modulauswahl pflegt — sonst macht es niemand. - **Statistiken monatlich ansehen.** Die [Sprachverteilung](/anleitung/statistiken/) zeigt oft einen Bedarf, den man im Alltag unterschätzt. - **Aushänge prüfen**, wenn Sie Module sperren oder ein Add-On beenden. Gedruckte Codes für gesperrte Module führen ins Leere. :::siehe-auch - [QR-Codes & Links](/anleitung/qr-codes/) — Handzettel und Sammel-Export - [Sichtbarkeit steuern](/anleitung/modul-sichtbarkeit/) — Portal, nur Link oder gesperrt - [Was Patienten sehen](/anleitung/patientensicht/) — die Patientenperspektive - [Statistiken](/anleitung/statistiken/) — Wirkung messen ::: --- # Eingeschränkter Zugriff > Nach Ablauf der Testphase oder bei einer offenen Zahlung wird Ihre Praxis schreibgeschützt. Was dann noch geht, was gesperrt ist — und wie Sie die Sperre aufheben. MediKlar kennt zwei Einschränkungsstufen. Beide erklären sich im Portal über einen Hinweisbanner; hier steht, was dahintersteckt. ## Stufe 1: Offene Zahlung **Wann:** Ihr Abo läuft, aber eine Abbuchung ist fehlgeschlagen. | | | | --- | --- | | Gesperrt | Module freischalten, Sichtbarkeit ändern, neue QR-Codes erzeugen | | Weiterhin möglich | Anmelden, Statistiken ansehen, Rechnungen herunterladen, Zahlungsart korrigieren | | **Patientenlinks** | **funktionieren weiter** | Ihre Patientinnen und Patienten merken davon nichts. Bereits verteilte QR-Codes und Aushänge bleiben wirksam. :::hinweis Diese Stufe ist bewusst mild gehalten: Eine geplatzte Lastschrift soll nicht dazu führen, dass Aushänge im Wartezimmer ins Leere laufen. Gesperrt sind nur Änderungen. ::: **Aufheben:** Hinterlegen Sie unter [Zahlungsart](/anleitung/zahlungsart/) eine gültige Zahlungsart. Nach erfolgreicher Zahlung entfällt die Beschränkung automatisch. ## Stufe 2: Testphase abgelaufen oder Abo beendet **Wann:** Die 30-tägige Testphase ist ohne Abo-Abschluss verstrichen, oder ein gekündigtes Abo hat seinen bezahlten Zeitraum überschritten. | | | | --- | --- | | Gesperrt | Module freischalten, Sichtbarkeit ändern, QR-Codes und Handzettel erzeugen | | Weiterhin möglich | Anmelden, Daten einsehen, Abo abschließen, Datenexport | | **Patientenlinks** | **funktionieren nicht** | :::warnung In dieser Stufe führen auch **bereits gedruckte QR-Codes** ins Leere. Wer sie scannt, sieht einen Hinweis, dass das Modul nicht verfügbar ist. Wenn Sie Aushänge im Wartezimmer haben, sollten Sie diese abnehmen oder das Abo zügig abschließen. ::: **Aufheben:** Schließen Sie ein Abo ab. Die Anmeldung führt Sie dafür direkt auf die Reaktivierungsseite. ## Was in beiden Stufen unangetastet bleibt - Ihre Praxisdaten und Einstellungen gehen nicht verloren - Der Datenexport nach Art. 20 DSGVO bleibt möglich - Ihre Zugänge und Rollen bleiben bestehen ## Aufbewahrung und endgültige Löschung Nach dem Ende eines Abos werden Ihre Daten noch 90 Tage aufbewahrt. In dieser Zeit können Sie die Praxis reaktivieren, ohne alles neu einzurichten. Danach werden die Daten endgültig gelöscht. :::siehe-auch - [Abonnement](/anleitung/abonnement/) — Abo abschließen und reaktivieren - [Zahlungsart](/anleitung/zahlungsart/) — offene Zahlung korrigieren - [Datenmanagement](/anleitung/datenmanagement/) — Export und Löschung ::: --- # Wenn etwas nicht funktioniert > Die Fälle, die im Praxisalltag tatsächlich auftreten — von der stummen Vorlesefunktion bis zum QR-Code, den die Kamera nicht erkennt. Mit dem, was Sie selbst tun können, und dem, was der Support braucht. Die meisten Meldungen aus dem Wartezimmer haben eine von wenigen Ursachen — und die liegen fast nie im Praxisportal. Dieses Kapitel geht sie in der Reihenfolge durch, in der sie erfahrungsgemäß vorkommen. ## Die Vorlesefunktion bleibt stumm Der häufigste Fall. Die Stimme kommt vom Gerät der Patientin oder des Patienten, nicht von MediKlar — wir laden keine Audiodateien. Fehlt auf dem Gerät für die gewählte Sprache eine Stimme, bleibt es still oder der Text wird mit deutschem Akzent vorgelesen. Betroffen sind vor allem **Arabisch, Ukrainisch und Polnisch**: Auf vielen Android-Geräten und älteren iPhones ist dafür ab Werk nichts eingerichtet. Deutsch und Englisch funktionieren praktisch überall. :::hinweis Abhelfen lässt sich das nur auf dem Gerät selbst — unter Android in den Einstellungen unter *Sprachausgabe*, auf dem iPhone unter *Bedienungshilfen › Gesprochene Inhalte › Stimmen*. Von der Praxis aus lässt sich daran nichts ändern, und es ist kein Fehler Ihrer Einrichtung. ::: Zwei weitere Beobachtungen, die keine Störung sind: - Auf dem iPhone beginnt die Sprachausgabe erst, **nachdem der Schalter angetippt wurde**. Apple lässt Webseiten nicht ungefragt tönen. - Erscheint der Schalter gar nicht, beherrscht der Browser des Geräts keine Sprachausgabe. Das betrifft nur sehr alte Geräte. ## Der Offline-Modus auf dem Tablet greift nicht Der Offline-Modus setzt voraus, dass die Praxis-Übersichtsseite **als App auf dem Startbildschirm eingerichtet** ist und von dort geöffnet wird. Im normalen Browser-Tab bleibt er gesperrt; die Seite meldet das auch. Der vollständige Ablauf einschließlich der Unterschiede zwischen iPad und Android-Tablet steht unter [Im Praxisalltag](/anleitung/praxisalltag/). | Meldung | Was zu tun ist | | --- | --- | | Für den Offline-Modus muss die Seite zuerst als App installiert werden | Seite über den Startbildschirm einrichten, dann von dort öffnen. | | Die gespeicherten Inhalte stammen aus einer älteren Version | Speichervorgang wiederholen — es hat sich etwas an Ihren Modulen geändert. | | Speicherplatz reicht nicht | Speicher auf dem Tablet freigeben oder weniger Module auf Stufe **Portal** stellen. | :::warnung Auf dem iPad kann das Betriebssystem gespeicherte Inhalte verwerfen, wenn die App länger nicht geöffnet wurde. Prüfen Sie den Bestand, bevor Sie sich darauf verlassen — etwa montags oder nach einer Praxisschließung. ::: ## Der QR-Code wird nicht erkannt :::schritte 1. Prüfen Sie, ob der Ausdruck groß genug ist. Unter etwa vier Zentimetern Kantenlänge tun sich viele Kameras schwer. 2. Achten Sie auf den Abstand — die meisten Kameras brauchen 15 bis 30 Zentimeter, nicht weniger. 3. Vermeiden Sie Spiegelungen. Ein Code hinter Glas oder in Klarsichtfolie ist die häufigste Ursache. 4. Öffnen Sie die Kamera-App direkt, nicht die Kamera innerhalb einer anderen App. ::: Führt der Code auf eine Seite mit dem Hinweis, das Modul sei nicht verfügbar, liegt es nicht am Code: Das Modul steht dann auf **Gesperrt**. Setzen Sie es unter [Module](/anleitung/module/) wieder auf **Nur Link** oder **Portal** — oder nehmen Sie den Aushang ab. :::tipp{titel="Der Kurzlink als Ausweg"} Zu jedem QR-Code gehört ein Kurzlink. Klappt das Scannen bei einer Person partout nicht, geben Sie ihr den Link — vorgelesen, aufgeschrieben oder per Nachricht. Er führt an dieselbe Stelle. ::: ## Das Modul lädt nicht oder wird falsch dargestellt Prüfen Sie zuerst, ob das Gerät überhaupt eine Verbindung hat. Erscheint die Seite mit dem Hinweis „Sie sind offline", ist das die Erklärung. Bleibt die Darstellung fehlerhaft, ist das Gerät meist zu alt. Die Module setzen voraus: | Browser | Mindestversion | | --- | --- | | Safari (iPhone, iPad) | 16.4 — entspricht iOS 16.4 vom März 2023 | | Chrome, Edge, Firefox | 111 oder neuer | Auf älteren Geräten fehlen Darstellungsfunktionen, die sich nicht ersetzen lassen; Text und Illustrationen erscheinen dann verschoben oder ohne Hintergrund. Ein Update des Betriebssystems löst das in aller Regel. :::hinweis Diese Grenze betrifft die Patientenseite. Für das Praxisportal gilt dasselbe sinngemäß: Nutzen Sie einen aktuellen Browser. Sehr alte Praxisrechner mit eingefrorenem Browserstand sind der häufigste Grund für Darstellungsfehler im Portal. ::: ## Ich komme nicht ins Praxisportal Die einzelnen Meldungen der Anmeldeseite — nicht bestätigte E-Mail-Adresse, vorübergehende Sperre, abgelaufene Testphase — sind unter [Anmelden & Zwei-Faktor](/anleitung/anmelden/) erklärt. Zwei Punkte, die dort nicht stehen: - **Cookies müssen erlaubt sein.** Das Praxisportal hält Ihre Anmeldung in einem technisch notwendigen Cookie. Sperrt der Browser alle Cookies, landen Sie nach dem Anmelden sofort wieder auf der Anmeldeseite. - **Privates Fenster.** Dort geht die Anmeldung beim Schließen verloren. Für die tägliche Arbeit ist das der falsche Modus. ## Eine Änderung erscheint nicht Änderungen an Sichtbarkeit, Praxisname oder Farbe wirken sofort. Sehen Sie dennoch den alten Stand, hilft es fast immer, die Seite zu schließen und neu zu öffnen. Auf einem Tablet mit gespeicherten Offline-Inhalten ist es etwas anderes: Dort gilt weiter der gespeicherte Stand, bis Sie den Speichervorgang wiederholen. ## Was der Support von Ihnen braucht Kommen Sie nicht weiter, schreiben Sie an [support@mediklar.info](mailto:support@mediklar.info). Diese Angaben ersparen eine Rückfrage und damit meist einen ganzen Tag: - **Was Sie tun wollten** und was stattdessen passiert ist - Den **genauen Wortlaut** einer Fehlermeldung, gern als Bildschirmfoto - **Wo** es passiert ist — Praxisportal oder Patientenansicht, und bei welchem Modul - **Womit** — Gerät, Betriebssystem, Browser; bei Patientenmeldungen so genau, wie Sie es erfahren haben - **Wann** es zuletzt auftrat :::warnung Schicken Sie uns **keine Patientendaten**. Für jede Frage zu MediKlar sind sie entbehrlich, und wir erheben im Patientenportal ohnehin keine. ::: :::siehe-auch - [Anmelden & Zwei-Faktor](/anleitung/anmelden/) — Meldungen der Anmeldeseite - [Was Patienten sehen](/anleitung/patientensicht/) — Sprachen und Vorlesefunktion im Detail - [Im Praxisalltag](/anleitung/praxisalltag/) — Tablet-Modus einrichten - [Eingeschränkter Zugriff](/anleitung/zugriffsbeschraenkungen/) — nach Testende oder offener Zahlung :::